Debilidades de Control Interno comunes en las Empresas, que te hacen perder mucho dinero (PARTE I)

1. Debilidad de Control en Cartera

Es común encontrar en las empresas debilidades de control interno relacionados a la cartera de crédito. Es departamento es un foco especial riesgo desde el punto de control interno financiero.

1.1 Principales modus operandis de Fraude.

• Falta de conciliación de Saldos de Cartera: Esto sucede cuando el responsable de cartera de cartera y cobro no ha hecho ninguna verificación de los saldos de cartera (puede ser mediante, verificación in situ, llamadas telefónicas, cartas de confirmación, etc) en al menos 3 meses.
• Falta de Arqueos a los Vendedores: En los arqueos a los vendedores se deben verificar las facturas de crédito, los talonarios de recibos completos, los depósito a la compañía, etc.
• Alta Morosidad: Un buen indicio de falta de control Interno refiere a la carteras que presentan alta morosidad sin un plan efectivo o marcha para la recuperación de Cartera vía judicial o extrajudicial. 
• Falta de Verificación previa de antecedentes de clientes Nuevos: algunos aspectos que se deben verificar al menos antes de otorgar un crédito deben ser los siguientes:
  • Existencia del cliente.
  • Dirección del Cliente.
  • Referencias Comerciales.
  • Récord Crediticio con otras empresas.
  • Limite de crédito Adecuado, (es decir no demasiado alto para no caer en morosidad ni demasiado bajo a fin de no deprimir la venta).  

1.2 Norma de Control Interno que contrarrestan las malas prácticas de control:

• El encargado de Cartera y Cobro debe confirmar constantemente los saldos de cartera de crédito de la compañía (principalmente mediante visitas In situ al menos cada 3 meses).
• Debe ser una práctica Sana practicar arqueos a los vendedores al menos una vez al mes, verificando los documentos que manejen los mismos, es decir los talonarios de recibos que manejan vrs los depósitos efectuados a la compañía, los documentos como facturas versus los saldos de crédito, si el documento no ha sido cobrado aun, el vendedor debe presentar el original siempre. 
• La creación de un comité de crédito integrado especialmente por la gerencia general, responsable de cartera y cobro y responsable de ventas, este comité debe tener entre otras funciones las siguientes:
  • Control de la morosidad de la compañía.
  • Definición de políticas crediticias.
  • Aprobación de nuevos créditos.
  • Definición de Límites de créditos.  

2. Control de Inventarios

La correcta administración del nivel de los inventarios puede ser un factor de éxito o fracaso de una empresa

Haciendo un paralelismo entre una empresa y el cuerpo humano, el dinero en efectivo es como el oxígeno que proporciona el elemento procesador de energía para los órganos, pero los inventarios son el alimento en sí, sin los cuales el cuerpo simplemente va muriendo.

2.1 Principales Puntos de Control

• Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de inventarios
• Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos
• Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías
• Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios
• Reduce el costo de la toma del inventario físico anual.

2.2 Actividades de control interno para mitigar Riesgos.

1. Conteo físico de los inventarios por lo menos tres veces al año, no importando cual sistema se utilice. Además de confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
2. Hacer conteos selectivos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.
3. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos.  El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios.  
4. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén, informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para las fabricadas por la empresa.  Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado.
5. Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de mercancías deterioradas.  También deberá responsabilizarle de no mezclar los inventarios de propiedad de la compañía con las mercancías recibidas en consignación o en depósito.
6. Determine y Administre periódicamente el método más eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
7. Recuerde al momento que administre el Almacenamiento del inventario bajo estos tres enfoques:
   • Para protegerlo contra el robo,
   • Evitar su daño ó descomposición.
   • Evitar atrasos innecesarios para su despacho y recepción.
8. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.
9. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.
10. Comprar el inventario en cantidades económicas.
11. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.
12. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
13. Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de los inventarios, en lo que a perdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte importante de la organización.
14. Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas (Facturas, órdenes de despacho, Remisiones de salida, etc)
15. Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
16. Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no este integrado computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en valores, entre los datos de los movimientos reportados por el almacén y los registrados por contabilidad.
17. Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de responsabilidad material, que garanticen su control y recuperación antes faltante o deterioros por negligencia.
18. El almacén debe contar con la relación de cargos y nombres de las personas autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros.
19. Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por la persona que entrega, por la que recibe y la que autoriza.

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