Análisis de Saldos y Confirmación de saldos presentados en los Estados Financieros

Tratándose del período cortado a 31 de diciembre de 2016, nos permitimos indicar los aspectos básicos generales que deben tenerse en cuenta para la obtención de Estados Financieros que ofrezcan información confiable y real acerca de la situación del ente económico, permitiendo la adecuada preparación de las diferentes declaraciones tributarias, al igual que el suministro de la información contable y tributaria requerida.

 

En ocasiones, las cuentas anuales se firman por los administradores sin ser conscientes de la responsabilidad que esto supone, aunque también los contables, jefes de administración y directores financieros, deben de ser conscientes de la responsabilidad que están trasladando al órgano de administración de la sociedad  que confían en que las cuentas reflejan la imagen fiel y están libres de errores.

Con el cierre de la contabilidad, los estados financieros plasman la foto de la gestión de una empresa, tanto para los usuarios internos como para los externos, por lo que el desconocimiento de las novedades legislativas, así como errores en los ajustes de cierre, pueden suponer una distorsión de la información presentada, que puede devenir en contingencias fiscales y responsabilidades para los administradores.

Algunos procesos básicos de cara al cierre contable y fiscal

• Los Libros Contables oficiales deben estar actualizados e impresos. En su caso considerar  los libros de comercio (actas, socios o accionistas) deben llevarse en debida forma.
• La distribución de facturas de acuerdo con la Resolución de autorización
• para numeración, aparecerá registrada en un libro control que podrían ser en Excel para comprobación con facturas físicas.
• Listar las cuentas con saldos a 1º de enero de 2016, acumulados débito y crédito de enero a diciembre y saldos a 31 de Diciembre de 2016, con base en estos listados podrá analizar las cifras y efectuar los ajustes respectivos.
• Verificar que los saldos existentes en cada una de las cuentas de la balanza de comprobación se ajustan a la realidad del negocio.
• Efectuar los ajustes contables correspondientes, previendo su efecto desde la base impositiva, siempre que corresponda a ajustes razonables representados por errores contables que se diesen en la información financiera analizada.
• Obtener las cifras definitivas de balance y resultado para la elaboración de la declaración de renta (año gravable 2016).
• Preparar las conciliaciones entre la información contable y fiscal, las cuales serán el soporte de la declaración tributaria (cuentas de orden).

PROCESOS CONTABLE Y FISCAL

PROCESO DE ANALISIS POR CUENTAS QUE INTEGRAN UN ESTADO FINANCIERO BASICO.

1. Proceso .LA CAJA PRINCIPAL.

Verificar que el saldo a diciembre 31 de 2016 sea igual al consignado en enero de 2017.

2. Proceso. LAS CAJAS MENORES.

El último reembolso de 2016 incluye las facturas y/o documentos legales   relacionados con gastos incurridos en el período fiscal (2016), con el fin de asegurar su deducibilidad conforme lo establece el Arto. 39 Costos y Gastos Deducibles LCT. Muchas compañías maneja varias cajas menores sean están por agencias o dependencias, centros de costos, por lo  se deben de individualizar, sus respectivas contabilizaciones y arqueos.

3. Proceso. LOS BANCOS.

El saldo de las cuentas bancarias debe confrontarse con el registro  en libros auxiliares (contabilidad) y de tesorería, obteniendo las conciliaciones que reflejan la situación de cheques por cobrar o flotantes y transacciones  en tránsito al 31  diciembre  2016. Analizar las transacciones nombradas como partidas en conciliación y hacer las correcciones o registros pendientes que dieron paso a dichas partidas dejando una conciliación bancaria sana y sin pendientes de justificar en el periodo a cerrarse.

Los estados de cuentas bancarios con corte a 31 de diciembre de 2016, deberán solicitarse en los primeros días del mes de enero de 2017. Los cheques girados a diciembre de 2016 deben ser entregados en su totalidad a los beneficiarios, para que éstos crucen el pago efectuado o en su defecto sean anulados, reversando los registros  originales.

Las cuentas bancarias que al final del año queden con saldo crédito en la contabilidad, se reclasifican a obligaciones bancarias para presentar un valor  patrimonial real. Al inicio del siguiente ejercicio se revertirá dicho registro.

Debe solicitarse  a cada una de las entidades financieras los certificados por intereses pagados, sobregiros, comisiones y saldo de obligaciones a diciembre 31 de 2016, los cuales se cotejarán con los saldos en libros.

4. Proceso. CLIENTES.

Esta cuenta no deben existir saldos créditos , de presentarse se realizarán las correcciones que sean necesarias; cuando existan deudores (clientes) que a la vez sean acreedores (proveedores) las cuentas no se “netean”, y para efectuar un cruce de cuentas se requieren los documentos de autorización respectivos.

La provisión de cartera contable  corresponde hasta el 2%  el que se respalda con autorización de la misma Ley Vigente Arto. 39 inc. 20,  sin embargo cabe recordar que el cálculo comercial difiere del fiscal (Ver art. 145, E.T.).

Todo castigo de cartera debe acompañarse con los documentos soporte  correspondiente ante la entidad reguladora.

5. Proceso. CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS.

En esta cuenta no deben de existir saldos créditos, de presentarse se deben registrar como saldo a favor del empleado. El saldo que aparezca por cada empleado es susceptible de certificación (declarantes). Tener en cuenta que los préstamos a socios o accionistas que sean empleados deben guardar proporción con su sueldo, además de observar los requisitos exigidos para ser concedidos.

6. Proceso. PRESTAMOS A COOPERADOS, SOCIOS O ACCIONISTAS.

Requieren la liquidación de intereses presuntos, siempre que no se pacten intereses comerciales superiores (Ver art. 35, E.T.).

7. Proceso. LOS GASTOS DIFERIDOS.

Los gastos pagados por anticipado se generan por intereses, seguros, arrendamientos, entre otros, registro que siempre tendrá saldo débito; dichos gastos contarán con el detalle de la suma anticipada de intereses por cada entidad financiera a través de relación que contenga, como mínimo, la siguiente información: beneficiarios, identificación, concepto, saldo anterior, movimiento, saldo a diciembre 31 de 2016. Su amortización será deducible de acuerdo a presupuestos de proporcionalidad, causalidad y necesidad.

8. Proceso. LOS ANTICIPOS DE IMPUESTOS.

Esta cuenta corresponde a los valores  retenidos por los clientes a título de los diferentes tributos durante el año gravable 2016, al igual que el valor del saldo a favor determinado en la declaración de renta 2015 si lo hubiera. Dichas retenciones en la fuente deben contabilizarse conforme al principio de causación, independiente del pago. Tener presente Ley 562  Código Tributario de Nicaragua  Sus Reformas.

Respecto del impuesto de renta, los saldos se imputarán a la cuenta de provisión de acuerdo a la depuración de la renta a 31 de diciembre de 2016, observando las diferencias permanentes y temporales. Si como resultado de esta provisión se obtiene un saldo a favor, el mismo se registra dentro del activo.

9. Proceso. LAS VALORIZACIONES CONTABLES (no fiscales).

Se originan en inversiones y activos fijos Se registran por efecto de avalúos técnicos, encontrando su contrapartida en el superávit de patrimonio. Para el caso de inversiones el valor certificado o valor intrínseco corresponde al valor del activo presentado en sus estados financieros, cuyas diferencias pueden ser tratadas como valorizaciones o desvalorizaciones, pero difiere del valor patrimonial fiscal.

Para los activos  fijos, las desvalorizaciones deben registrarse como provisiones y reflejarse en el estado de resultados.

10. Proceso. DE INVENTARIOS.

El saldo de este rubro a diciembre 31 de 2016 debe corresponder al Inventario  físico efectuado. La relación de inventario se hará por grupos homogéneos o por productos, para este año en especial se recomienda mayormente agilizar los distintos procedimientos que cada empresa aplica para la toma física de los mismos.

La imputación del costo de los activos movibles debe ser clara y precisa, mostrando el costo de la mercancía, para que no se comprometa su aceptación fiscal.

Cuando el inventario sea elemento determinante para establecer la renta neta o base imponible, el contribuyente deberá valuar cada bien o servicio producido a su costo de adquisición o precio de mercado, cualquiera que sea menor.

Para la determinación del costo de los bienes y servicios producidos,

Podrá escoger cualquiera de estos métodos siguientes desde el punto de vista fiscal:

1. Costo promedio;

2. Primera entrada, primera salida; y

3. Ultima entrada, primera salida.

La Administración Tributaria podrá autorizar otros métodos de valuación de inventarios o sistema de costeo acorde con los principios de contabilidad generalmente aceptados o por las normas internacionales de contabilidad.

El método así escogido no podrá ser variado por el contribuyente, a menos que obtenga autorización por escrito de la Administración Tributaria.

11. Proceso. LA TOMA FISICA INVENTARIOS.

Para adelantar este procedimiento es importante planificar la actividad de inventario físico, de ser posible con corte a diciembre de 2016, con la inclusión de documentos soporte generados por el sistema o método de control, donde se determinen los inventarios obsoletos, dañados y de baja rotación. Las unidades y valores de este inventario físico constituyen una base firme para la inicialización del kárdex y el mismo sistema de inventario permanente, para el caso de los obligados.

12. Proceso. INVERSIONES EN OTRAS CIAS.

Es necesario conocer el valor de las utilidades obtenidas durante el año 2015 en otras sociedades y el valor de los aportes en las mismas. Para este fin se solicitan certificaciones a diciembre 31 de 2016.

Se elaborarán planillas de valorizaciones y desvalorizaciones, al igual que cuadro comparativo del valor en libros o intrínseco o valor en bolsa contra cada inversión ajustada.

13. Proceso. LA INFORMACIÓN EN MEDIOS MAGNETICOS.

Respecto de la información exigida por el año gravable 2016, Los contribuyentes obligados a levantar inventario al cierre del periodo fiscal, deben proceder a informar e incorporar los datos por medio de la Ventanilla Electrónica Tributaria (24/7), conforme se explica en la Disposición Administrativa General No 01-2014, disponible en la página web. El plazo establecido es de treinta días calendarios subsiguientes a la fecha de cierre del periodo fiscal establecido. DIVULGACIÓN DAC/-045-/12-2016

14. Proceso.LA PROPIEDAD  PLANTA Y EQUIPO.

Preparar listado por grupo de activos y por cada bien con su correspondiente detalle y la depreciación  acumulada  al cierre del periodo 2016. Es conveniente llevar a cabo un inventario físico de los activos fijos para comparar con los registros contables, de esta manera se podrán establecer controles precisos, puede ser en Excel.

Las cuotas de depreciación para compensar el uso, desgaste, deterioro u obsolescencia económica, funcional o tecnológica de los bienes productores de rentas gravadas, propiedad del contribuyente, así como la cuota de depreciación tanto de las mejoras con carácter permanente como de las revaluaciones;

Las cuotas de depreciación o amortización a que se refiere los numerales 12 y 13 del artículo 39 de la presente LCT, se aplicarán de la siguiente forma:

En la adquisición de activos, se seguirá el método de línea recta aplicado en el número de años de vida útil de dichos activos;

En los arrendamientos financieros, los bienes se considerarán activos fijos del arrendador y se aplicará lo dispuesto en el numeral uno del presente artículo. En caso de ejercerse la opción de compra, el costo de adquisición del adquirente se depreciará conforme lo dispuesto al numeral 1 del presente artículo, en correspondencia con el numeral 23 del artículo 39;

3. Cuando se realicen mejoras y adiciones a los activos, el contribuyente deducirá la nueva cuota de depreciación en un plazo correspondiente a la extensión de la vida útil del activo;

4. Para los bienes de los exportadores acogidos a la Ley No. 382, Ley de Admisión Temporal para el Perfeccionamiento Activo y de Facilitación de las Exportaciones”, se permitirá aplicar cuotas de depreciación acelerada de los activos. En caso que no sean identificables los activos empleados y relacionados con la producción de bienes exportables, la cuota de depreciación acelerada corresponderá únicamente al valor del activo que resulte de aplicar la proporción del valor de ingresos por exportación del año gravable entre el total de ingresos. Los contribuyentes deberán llevar un registro autorizado por la Administración Tributaria, detallando las cuotas de depreciación, las que sólo podrán ser variadas por el contribuyente con previa autorización de la Administración Tributaria;

5. Cuando los activos sean sustituidos, antes de llegar a su depreciación total, se deducirá una cantidad igual al saldo por depreciar para completar el valor del bien, o al saldo por amortizar, en su caso;

15. Proceso. LOS PROVEEDORES y/o ACREEDORES.

Verificar el saldo en libros a 31 de diciembre de 2016 contra las facturas pendientes de pago a esa fecha. No deben aparecer saldos débitos, por tal razón es indispensable confirmar al final del año los saldos con el proveedor para evitar inconsistencias en la información Contable y  tributaria. Las facturas recibidas en diciembre de 2016, e incluso en enero de 2017, pero que correspondan a bienes adquiridos y/o servicios  prestados durante el ejercicio 2016, quedarán contabilizadas en el período gravable 2016, siempre recordando la Deducibilidad que representan las facturas del periodo a que corresponde, en este caso de Enero 2016 a Diciembre 2016

16. Proceso. RETENCION EN LA FUENTE A FAVOR Y/O POR PAGAR.

Los registros de retención a título de renta, IVA, se concilian para justificar posibles diferencias con los valores declarados por los períodos mensuales a Diciembre 2016.

17. Proceso. EL I.V.A POR PAGAR.

Es necesario conciliar y justificar las posibles diferencias que se presenten entre los registros contables y las declaraciones mensuales, dado que las cifras consignadas en la sección de ingresos sirve de cruce para la fiscalización del impuesto. Se recomienda conciliar los ingresos reportados en los doce meses  de IVA con los que servirán de base para la declaración de renta.

18.  Proceso. LAS OBLIGACIONES BANCARIAS.

Constatar que los saldos de esta cuenta correspondan efectivamente a las obligaciones con entidades financieras pendientes de cancelar a diciembre 31 de 2016. No olvidar la acusación de intereses a 31 de Diciembre de 2016.

19. Proceso. LAS PRESTACIONES SOCIALES.

A diciembre 31 de 2016 debe prepararse la consolidación de las prestaciones sociales, trasladando a la cuenta de prestaciones por pagar los valores exigibles, y cancelarse las cuentas de pasivos estimados y provisiones.

20. Proceso. LOS INGRESOS, COSTOS Y DEDUCCIONES.

Conforme a las Normas Información Financieras, y a la vez considerando la normas fiscales, los ingresos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado neto del período.

Todos los ingresos deben estar debidamente facturados, por su parte los costos y deducciones encontrarse soportados con factura de venta o documento equivalente.

21. Proceso. LAS DONACIONES.

Para efectos de obtener el beneficio fiscal por la entrega de donaciones a entidades sin ánimo de lucro, se tiene como requisito certificado expedido por el donatario, donde se especifique el monto, la forma y destinación del valor recibido.

Hasta el equivalente a un diez por ciento (10%) de la renta neta calculada antes de este gasto, por transferencias a título gratuito o donaciones, efectuadas a favor de (Arto. 39 inc. 16 LCT):

a. El Estado, sus instituciones y los municipios;

b. La Cruz Roja Nicaragüense y los Cuerpos de Bomberos;

c. Instituciones de beneficencia y asistencias sociales, artísticas, científicas, educativas, culturales, religiosas y gremiales de profesionales, sindicales y empresariales, a las que se le haya otorgado personalidad jurídica sin fines de lucro; d. Las personales naturales o jurídicas dedicadas a la investigación, fomento y conservación del ambiente; e. El Instituto contra el Alcoholismo y Drogadicción, creado mediante Ley No. 370, Ley Creadora del Instituto contra el Alcoholismo y Drogadicción, publicada en La Gaceta, Diario Oficial, No. 23 del 1 febrero de 2001; y f. Campañas de recolecta nacional para mitigar daños ocasionados por desastres naturales, siniestros y apoyo a instituciones humanitarias sin fines de lucro.

22. Proceso. LAS CONCILIACIONES FISCALES.

Las cifras consignadas en la declaración de renta provienen de la contabilidad del contribuyente. Los libros de contabilidad del contribuyente constituyen prueba a su favor, siempre que se lleven en debida forma. En este sentido, y previendo que la contabilidad debe acoplarse a las disposiciones tributarias, es necesario preparar, entre otras, la Conciliación Contable junto con la Conciliación Fiscal.